Automatizace účetních procesů pro moderní firmy — systémový přístup k digitální transformaci financí
Cothuhaema zavádí automatizované účetní procesy přímo do prostředí vaší firmy. Žádné duplicitní zadávání dat, žádné ruční přepisování faktur.
Zjistit více o službách
Většina firem sahá po automatizaci účetnictví jako po záchraně před hromadou papírů. Výsledek bývá nový nástroj, který vyžaduje stejnou péči jako ten starý.
Cothuhaema přistupuje jinak: nejprve analyzujeme, jak data ve firmě vznikají a kde se ztrácejí. Teprve pak navrhneme, co automatizovat a v jakém pořadí.
Praktické výstupy, které jsou měřitelné do dvou měsíců od spuštění — ne obecná zlepšení, ale konkrétní změny v každodenní práci.
Měsíční uzávěrka se z třídenního maratonu změní na přehledný jednodenní proces, protože data jsou průběžně tříděna a odsouhlasena.
Příchozí faktury, bankovní výpisy a objednávky se propojují bez ručního vyhledávání. Neshody se zobrazí ihned, ne až při auditu.
Interní reporty, podklady pro daňové přiznání i přehled cash flow jsou dostupné kdykoliv — ne jen po ručním zpracování dat.
Nasazení probíhá ve čtyřech krocích, které respektují tempo vaší firmy. Přeskakujeme fáze, které pro vás nemají smysl, a přidáváme tam, kde jsou data složitá nebo nestandardní.
Firmy, které k nám přicházejí, mají většinou jeden konkrétní problém — doklady existují ve třech různých formách. V mailu jako PDF, v Excelu jako seznam a v účetním systému jako ručně zadaná položka. Každý přepis je šance na chybu.
Ruční zadávání dat není jen pomalé. Je to proces, který se sám maskuje jako funkční, protože chyby se projeví až při uzávěrce nebo auditu — tedy v okamžiku, kdy je nejméně vhodné je řešit.
Automatizace párování a importu dokladů tento řetězec přeruší na vstupu. Faktura přijde, systém ji rozpozná, ověří vůči objednávce a zařadí — bez toho, aby ji někdo musel ručně otevřít a přepsat.
Distribuční společnost, 38 zaměstnanců, dvě pobočky, průměrně 420 příchozích faktur měsíčně.
Účetní oddělení trávilo každý týden přibližně 14 hodin ručním párováním faktur s objednávkami v interním systému. Nesrovnalosti se řešily e-mailem mezi pobočkami.
Automatické stahování faktur z e-mailové schránky, OCR rozpoznání klíčových polí a párování vůči objednávkám v ERP. Faktury s odchylkou nad 200 Kč šly do fronty ke kontrole, ostatní prošly automaticky.
Ze 420 měsíčních faktur procházelo ručním zpracováním průměrně 31 — ty s nestandardními podmínkami nebo novými dodavateli. Zbytek probíhal bez zásahu.
Účetní přesunula kapacitu z párování na kontrolu výjimek a přípravu reportů. Uzávěrka se zkrátila o den a půl, protože data byla průběžně čistá.
Automatizace účetnictví funguje tam, kde je objem dokladů dostatečně velký na to, aby ruční zpracování spolehlivě zdržovalo — a kde jsou procesy dostatečně stabilní, aby šlo nastavit pravidla.
Přišla s problémem: tři různé systémy, které si navzájem nepovídají. Hledala způsob, jak je propojit bez výměny ERP, ve kterém má investici za šest let provozu.
Měl účetní kapacitu, která mu nestačila na růst firmy. Nechěl přijímat nové lidi — chtěl vědět, co se dá vyřešit nastavením, ne náborovým inzerátem.
Přes 200 příchozích faktur měsíčně a stávající zpracování trvá déle než dva dny — to je bod, kde automatizace jasně dává smysl ekonomicky i provozně.
Pokud každý měsíc končí přesčasy a stresem, problém není v lidech — je ve způsobu, jak data putují systémem během měsíce.
Nové pobočky, noví dodavatelé, více měn — růst generuje složitost rychleji, než ji stačí manuální procesy vstřebat. Automatizace se do tohoto momentu hodí přesně.
Chyby vzniklé ručním přepisem dat se hromadí a projeví se teprve při kontrole. Systematické řešení je spolehlivější než zpřísňování kontrolních postupů.
Využíváme soubory cookie ke zlepšení funkčnosti webu, analýze návštěvnosti a přizpůsobení obsahu. Nezbytné cookies jsou vždy aktivní — ostatní kategorie zpracováváme pouze s vaším souhlasem, který můžete kdykoli odvolat.